Vamos ser francos: reunião é um negócio chato. Assuntos que poderiam ser resolvidos com dois, três emails se arrastam por duas longas horas com café frio, piadas sem graça e, na melhor das hipóteses, uma ou duas cenas de climão para quebrar a monotonia. Você aí trabalhando de casa (sortudo, hein?) não está sentindo a menor falta das reuniões.
Entretanto, sempre tem um capiroto para atentar o juízo e sua empresa inventou de usar videoconferência para integrar a equipe. É a volta da chatice das reuniões? Nada disso! Chegou a sua hora de brilhar! Você está diante das câmeras, é o seu momento.
Para ajudá-lo a causar na frente de todo mundo, trouxemos 10 dicas práticas que vão garantir o seu sucesso:
1) Use um bom microfone
Se você trabalha com TI, é 110% de certeza que você trabalha com um fone de ouvido. Mas fone não é microfone, uma coisa é uma coisa, outra coisa é outra coisa. Vamos partir do pressuposto que você investiu no melhor fone possível e provavelmente ele já tem um microfone na lateral, é só baixar esse bracinho. Nunca reparou, né? Parabéns, pode pular essa etapa.
Caso contrário, você vai precisar de um bom microfone. Nada destrói mais sua credibilidade que um áudio ruim na videoconferência. Não adianta ser pão duro em uma hora dessas e plugar qualquer coisa. Você não quer ser aquele cara que parece que está transmitindo de um rádio AM no meio da rodovia na hora do rush.
2) Cuidado com a resolução de tela
Eu sei exatamente o que você está pensando agora: “vou transmitir em 4K com HDR, sessenta frames por segundo, RTX on, oclusão de parallax e efeito 3D”. Você quer fazer a placa de vídeo dos seus amigos chorar sangue. Só que não rola. Desculpa, não rola.
Sua câmera pode ser de última geração, seu PC pode ser da NASA, mas a banda não dá conta. A maioria das bandas domésticas não tem uma capacidade de upload muito alta. E, mesmo que você tenha contratado o melhor plano possível da sua operadora, você não tem como garantir que seus colegas de videoconferência tem um bom plano de download. Sua transmissão mais nítida que a própria vida poderia se transformar em uma apresentação de slides, com sorte.
A melhor solução é ficar em 720p mesmo. Configure seu programa de videoconferência para esse valor. E, vamos combinar, ninguém quer ver os poros do seu rosto ou aquela cicatriz de infância de quando você bateu a testa no ventilador de teto (longa história…).
3) Teste antes de usar
É vergonhoso precisar dizer isso para um profissional de TI. Mas, sim, você precisa testar tudo antes de entrar “em produção”. Devia ser óbvio, mas muita gente pluga tudo na hora e torce pelo melhor. Se sua webcam estava pegando poeira desde sua gloriosa fase GatoSolte1roSP nos chats da vida, é melhor ver se ela ainda funciona com uma boa antecedência. Ficar procurando a configuração correta do software na hora que a videoconferência começa também é uma ótima forma de passar atestado de incompetência.
Para isso, o ideal é ter uma cobaia. Entre em contato com um amigo ou parente distante e teste sua câmera, seu microfone e o programa. Na hora em que o chefe chamar, na hora em que você tiver que apresentar o projeto para todos os diretores de departamento, ninguém vai querer ouvir você murmurando “onde é o botão de transmitir? Os palhaços já estão me esperando…”.
4) Preste atenção no fundo
Eu tenho certeza que a escalação do Flamengo de 1981 é inesquecível. Tita, Zico, Júnior, não tinha pra ninguém. Mas o poster do time na parede atrás de você não passa uma boa impressão, a menos que você trabalhe em uma borracharia. Ou seja o suporte de TI do próprio Flamengo. Para uma videoconferência, quanto menos chamativo o fundo, melhor para todos.
O ideal nesse caso seria uma parede branca lisa. Evite janelas ou fontes de luz forte atrás de você, para não ter problemas de foco automático, ofuscamento ou o seu vizinho aparecendo para pedir açúcar. É bom evitar também informações confidenciais, como fotos de família ou documentos sigilosos fixados em um quadro. Esconda as caixas de pizza, desligue a TV. Se sua casa parece um cativeiro, não estranhe se ligarem pra polícia durante a videoconferência.
Livros de informática na estante podem funcionar para dar a impressão de um profissional autodidata, desde que estejam atualizados. “Macromedia Flash para Dummies” não passa uma boa imagem.
5) Vista-se de forma adequada
Em casa, é o lugar para ficar o dia inteiro de pijamão. Ou aquela camisa bonitona do Flamengo que você nunca lavou porque tem um autógrafo do Tita (ah, o mundial de 1981…). Por outro lado, no trabalho, o code dress sempre foi rigoroso: camisa social, calça de brim, se pá uma gravata. Como resolver isso agora que você está trabalhando em casa? Na dúvida, lembre-se dos boletos. Ou seja, vista-se para a videoconferência como estivesse se vestindo para trabalhar, porque, afinal, é trabalho.
Se no escritório era permitido usar blusa de malha e bermuda, tudo bem então. Caso contrário, componha seu visual da melhor forma possível, como se fosse uma entrevista de emprego.
Para o caso específico de videoconferência é bom manter em mente que padrões de textura podem chamar atenção demais e um visual completamente branco tende a parecer superexposto, de acordo com a luz ambiente. Tome cuidado com vincos e dobras quando se sentar. Manchas de ketchup não são recomendadas.
6) Componha-se, por tudo que é sagrado!
O “cenário” está neutro, sua roupa está neutra. Tudo pronto? Não se você está com a aparência de quem acabou de acordar depois de beber todas no dia anterior.
Todo mundo vai entender se o penteado não estiver no pico da moda em um momento em que é melhor não ir até o barbeiro ou a um salão, mas você não precisa ter o cabelo de quem saiu no tapa com os mendigos da praça. Antes da videoconferência, tome um banho, dê uma penteada básica, use uma maquiagem suave se for o caso. Uma boa xícara de café também pode afastar o olho morto fixo no vazio da sua existência.
7) Mantenha a calma, são seus colegas de trabalho
Não, sério. É o pessoal que você via todos os dias no escritório. É aquela moça que falava pelos cotovelos. O cara que escondia biscoito na gaveta e não contava pra ninguém. O novato que misturava café com água. De perto ninguém é normal e de longe continuam a mesma coisa. Pode ter um microfone, uma câmera e uma tela entre vocês agora, mas é o mesmo pessoal de sempre. Pode relaxar, fazer piada.
Muitas pessoas sofrem de ansiedade para se apresentar em público. É um fenômeno natural, mas é importante ter em mente que quem está lá também está estranhando esse lance de videoconferência. De repente, eles também leram esse guia que você está lendo agora (se não leram foi porque você não compartilhou, maldade sua…).
Falar em videoconferência então é como uma reunião ao vivo com aquelas mesmas pessoas. A diferença é que agora você não precisa perceber quem está com o desodorante vencido.
8) Deixe os outros falarem também
Relaxar, obviamente, não é sair atropelando e falando na frente de todo mundo. Não faça nada virtualmente que você não faria presencialmente sem levar um piparote. Com um agravante: dependendo do serviço de videoconferência que você está utilizando, a transmissão pode virar uma cacofonia se todos falarem juntos. Exponha seu ponto de vista, responda à pergunta e dê uma pausa para respirar, indicando que outra pessoa pode falar em seguida. Se ninguém se manifestar, prossiga.
9) Pense no que vai dizer
Esse não é um conselho para videoconferência. É um conselho pra vida.
Entretanto, no cenário específico que estamos analisando aqui, isso significa também se preparar. É o seu trabalho! Você não quer gaguejar na hora de uma explicação ou se arriscar não ser compreendido. Ter anotações, estudar o assunto da reunião ou mesmo uma planilha aberta na tela ao mesmo tempo podem te salvar de um improviso equivocado.
10) Avise todo mundo que vive com você
Seu chefe precisa entender que você não está sozinho na quarentena. Seu(sua) esposa(o) está aí com você, os trigêmeos, os filhos do primeiro casamento, sua sogra dormindo no sofá, o primo que não tem outro lugar pra ficar, os cachorros, enfim, um mar de gente. Por sua vez, de um jeito ou de outro, esse mar de gente vai ter que entender que a hora da videoconferência é uma hora sagrada.
Isso significa um silêncio sepulcral durante a reunião e ninguém passando de cueca no fundo da cena. Essa é a parte que pode ser mais complicada de home office e a parte que justamente não depende de você. Prometa uma pizza, barganhe, chore, lembre daquela viagem de férias em 2010 que você foi legal com todos. Você não quer virar meme na internet.
Conclusão
Esperamos que essas dicas tenham facilitado sua vida quando o chamado chegar. Ou, pelo menos, tenham um colocado um sorriso nesse rosto em tempos tão complicados.
